| انتخاب منابع اطلاعاتي. نوشته: جيل لامبرت مترجم: مهري صديقي. ناشر: مرکز اطلاعات و مدارک علمي ايران. سال انتشار 1380. ويراستار:علي حسين قاسمي. به كوشش: محمود بابائي . نوبت چاپ: اول (1380) قيمت: 5500 ريال. شابك: ×-01-7519-964 |
ارزيابي نقش حساسي در فرآيند انتخاب بازي مي‌كند و اساساً مستلزم پاسخ به اين سؤال است كه: "آيا اين منبع ارزش خريد براي اين مركز را دارد؟" شايد به نظر تازه‌واردان چنين برسد كه افراد باتجربه قادرند بدون تلاش زياد، قضاوت‌هاي غريزي بكنند؛ در حقيقت چنين سنجش‌هايي بر مجموعه‌اي از معيارهاي مطلق كه مستلزم ارزيابي محتوا، ربط، سودمندي و هزينه‌ي منبع خواهد بود استوار است. تهيه‌ي فهرستي از معيارهاي اصلي به عنوان خلاصه‌اي از مطالب عمده، مفيد مي‌باشد و به تضمين اين مطلب كه تصميمات متخذه در حد امكان هدفمند باشند، كمك مي‌كند. در اولين فوران اشتياق براي يك پايگاه اطلاعات جديد، مثلاً فراموش‌كردن اين توجه به راه‌هاي احتمالاً بهتر ديگر، ابداً بعيد نيست. البته تمامي معيارها براي هر منبع مناسب نيستند؛ مثلاً با آن كه در يك "خلاصه‌ي داده‌هاي مهندسي"، به‌درستي تأكيد زيادي بر اعتبار و دقت اطلاعات مي‌شود، تصميم به خريد يك ديسك نوري حاوي گزارش‌هاي خبري بازار ممكن است فقط با دامنه و روزآمدي پايگاه اطلاعاتي در ارتباط باشد. به‌خاطرآوردن ضرب‌المثل قديمي "دو فكر بهتر از يكي است" در ارتباط با انتخاب منابع خالي از فايده نيست. گفتگو با يك همكار درباره‌ي تصميم اتخاذشده، يكي از بهترين راه‌هاي روشن‌كردن نقاط ضعف و قوت يك محصول است.
پوشش
نقطه‌ي مشخص براي شروع، عبارت است از توجه به دامنه‌ي اطلاعات ـ يعني حوزه‌ي موضوعي، نوع داده‌ها، جامعيت و تأكيد آن ـ به‌منظور پاسخگويي به سؤالات مقدماتي، مثل:
• گستره (يا محدوده‌ي) پوشش موضوعي چقدر است؟
دامنه‌ي بسياري از انتشارات، غالباً بسيار وسيع‌تر از آن است كه از روي عناوين آن‌ها بتوان حدس زد. مثلاً چه كسي از روي عنوان مي‌تواند حدس بزند كه "اريك"(ERIC) دربردارنده‌ي چكيده‌هايي از مجلات كتابداري است؟
بهر حال، مادامي‌كه پوشش گسترده ظاهراً با "ارزش افزوده" همراه است، بايد به‌خاطر داشت كه موضوعات حاشيه‌اي، با عمق كم‌تر و به شكل گزينشي‌تر از حوزه‌هاي اصلي مورد بحث قرار مي‌گيرند؛ شايد "اريك" بهترين محل براي جستجوي منابع در زمينه‌ي "گزارش فالت"(Follett Report) درمورد كتابخانه‌هاي دانشگاهي نباشد. در حاليكه يك فهرست راهنماي تجارت عمومي، اولين مرجع مفيد براي پاسخ سؤالات مربوط به كالاها مي‌باشد، شايد يك منبع محدودتر و خاص‌تر براي يافتن جزئيات طيف خاصي از تجهيزات، بهتر باشد.
• داراي چه نوع اطلاعاتي است؟
شايد چنين سؤالي نالازم به نظر رسد، اما امروزه بسياري از پايگاههاي اطلاعاتي شامل هم اطلاعات كتابشناختي و هم اطلاعات متن كامل مي‌باشند ـ مثلاً يك منبع پزشكي، ارجاعاتي در زمينه‌ي بهداشت، مقالات كاملي از مجلاتي نظير "لنست"(Lancet) و نيز مطالبي از لغتنامه‌هاي تخصصي و خلاصه‌نامه‌هاي دارويي را در خود دارد. نوع اطلاعات تأثير زيادي بر كاربرد منبع دارد ـ پايگاههاي اطلاعاتي متن كامل و عددي بسيار مورد علاقه‌ي كاربران هستند، چون اين پايگاه‌ها تهيه‌ي يك مرحله‌اي و فوري اطلاعات را امكانپذير مي‌سازند. بهر حال توجه به تعريف واژه‌ي "متن كامل" ضروري است ـ اين واژه ممكن است به معناي پوشش گزينشي عناوين طيفي از مجلات، يا گنجاندن تمامي مقالات يك عنوان مجله‌ي خاص باشد.
• اگر منبع، قالب الكترونيكي دارد، آيا شامل توضيح، تصوير يا صدا هست؟ اگر بله، اين عوامل چقدر كارآيي دارند؟
ظهور چند رسانه‌اي‌ها موجب افزايش قابل توجه در كاربرد گرافيك شده كه امروزه تدريجاً به شكل استاندارد بسياري از ديسك‌هاي نوري تبديل مي‌شود. بي ترديد چند رسانه‌اي‌هاي با كيفيت بالا، كاربران را جلب مي‌كنند و اگر چه توليد آن‌ها گران است، ولي توضيحات خوب موجود در آن‌ها كمك بسيار مؤثري به فهم مطالب مشكل مي‌نمايد. در نسخه‌ي چاپي، اولاً چاپ تصاوير هميشه امكانپذير نيست، ثانياً هزينه‌ي گران چاپ رنگي مستلزم محدود كردن چاپ به سايه‌هايي از سياه، خاكستري و سفيد است. در حالي كه كاربرد صدا به جذابيت مدارك مي‌افزايد، ممكن است مسائلي را در محيط‌هاي آرام ايجاد كند. در برخي از چند رسانه‌اي‌ها صدا در حقيقت يك "گزينه‌ي اضافي" است، نظير ديسك نوري مربوط به زيست‌شناسي پستانداران كه در آن، صداي حيوانات، هر چند به اصالت اطلاعات مي‌افزايد، ولي براي استفاده از ديسك ضروري نيست. در مواردي كه صدا مهم است، به‌خاطر داشته باشيم كه كارايستگاه بايد به يك كارت صدا مجهز شود. اين كارت معمولاً به شكل استاندارد بر روي بسياري از دستگاه‌ها نصب نشده است.
• جامعيت منبع از نظر حوزه‌ي موضوعي يا محدوده‌ي كاربرد چقدر است؟
طرح اين سؤال مهم است، ولي جواب‌دادن به آن بسيار سخت مي‌باشد. ناشران و توليدكنندگان پايگاه اطلاعاتي ممكن است عباراتي نظير "پوشش جامع كتابشناختي" يا"يك بررسي كامل" را به‌كاربرند، ولي اين ادعاها عملاً حقيقت ندارند. مسئله‌ي اول، توجه به رهنمودهاي به‌كاررفته در انتخاب اطلاعات براي گنجاندن در آن پايگاه است ـ آيا تصميم‌گيري بر مبناي معيارهايي چون ربط، شكل مدرك، يا ساير معيارهاي نامشخص‌تر انجام مي‌گيرد؟ مثلاً خط‌مشي برخي فهرست‌هاي راهنماي تجاري، گنجاندن داده‌هاي مربوط به تعداد هر چه بيش‌تري از شركت‌هاي مربوطه مي‌باشد؛ پايگاههاي ديگر، پوشش را محدود مي‌كنند يا اولويت را تنها به سازمان‌هايي مي‌دهند كه در برابر آوردن نامشان، هزينه پرداخت كنند. در پايگاههاي اطلاعاتي كتابشناختي، دامنه تا اندازه‌اي به تعداد مجلات بازبيني‌شده، و تا اندازه‌اي به عمق پوشش هر عنوان بستگي دارد. با آن كه مجلات حاشيه‌اي و فرعي هر رشته ممكن است فقط بصورت انتخابي نمايه شوند، تمامي مقالات برگزيده از عناوين اصلي بايد بصورت كامل بيايند. در مورد انواع ديگر منابع، اين سؤال كه آيا تمامي اطلاعات مربوط را شامل مي‌شوند يا خير، كم‌تر مطرح مي‌گردد ـ اين كار، در مورد يك دايره‌المعارف يا دستنامه ناممكن است ـ ولي بيش‌تر اين سؤال مطرح مي‌شود كه آيا حوزه‌هاي موضوعي مربوطه را با عمقي مناسب پوشش مي‌دهد يا خير. در اينجا نيازهاي اطلاعاتي بايد نه بيش از حد سرسري و نه بسيار پيچيده باشند، براي تأمين آن‌ها نيز موازنه‌ي ساده‌اي نمي‌توان برقرار كرد.
• آيا حذفيات مشخصي وجود دارند؟
به همان ميزان كه آگاهي از موجودي داراي اهميت است، تشخيص حذفيات يا موارد منظورنشده نيز اهميت دارد. يقيناً حذفياتي وجود خواهند داشت ـ هر نشريه يا پايگاه اطلاعاتي محدوديت‌هايي دارد، اما محدوده‌هاي منطقي بايد با توجه به معيارهاي انتخاب، آشكار شوند. آنچه موجب بيش‌ترين تحريكات مي‌گردد، ناهمخواني‌ها هستند ـ مثل يك پايگاه اطلاعاتي كتابشناختي كه يكي از مجلات اصلي حوزه‌ي مربوطه را ندارد، يا يك راهنماي حرفه‌اي كه (چون افراد مربوطه، پرسشنامه‌هاي خود را ارجاع نداده‌اند) فاقد اسامي اصلي است. برخي از اين فقدان‌ها ممكن است ناشي از محدوديت‌هاي مربوط به حق مؤلف(Copyright) يا مجوز باشد ـ مثلاً يك ديسك نوري متن كامل كه به‌علت عدم‌توافق بين صاحبان اطلاعات و ناشران پايگاه اطلاعاتي، فاقد انتشارات يك سازمان مهم مي‌باشد.
يك موضوع كلي نيز كه بايد در نظر گرفت اين است كه آيا پوشش، سوگيري دارد يا خير. بسياري از دايره المعارف‌ها و مواد آموزشي ديگري كه بر روي ديسك نوري منتشر مي‌شوند، از ديدگاه آمريكايي نوشته مي‌شوند. با وجود كيفيت خوب، اين تأكيد، ميزان كاربرد مدارك را كاهش مي‌دهد ـ مثلاً نگارش اول "اِنكارتا"(Encarta) پرفروش‌ترين دايره المعارف مايكروسافت، شامل پوشش وسيعي از ورزش‌هاي آمريكايي است، اما بندرت ذكري از ورزش‌هاي رايج بريتانيايي نظير راگبي يا كريكت مي‌نمايد.
بطور سنتي پوشش بيش‌تر چكيده‌نامه‌ها و نمايه‌هاي آمريكايي سوگيري به سمت عناوين امريكايي دارد، و تنها مجلات اصلي بريتانيايي را شامل مي‌گردد. برخي از خدمات جديدتر تحويل مدرك الكترونيكي نيز در سوگيري جغرافيايي اشتراك دارند؛ "آدْنيس" ـ پايگاه اطلاعاتي زيست‌پزشكي كه قبلاً ذكر شد ـ توسط كنسرسيومي از ناشران اروپايي راه‌اندازي گرديد و اين سوگيري جغرافيايي تا حد وسيعي در پوشش مجلات آن انعكاس يافته است. البته سوگيري در پوشش چه بسا موجه باشد ـ مثلاً بسياري از جديدترين نظريه‌ها و اقدامات در حوزه‌ي مديريت، در اصل آمريكايي‌اند ـ امّا اين مسئله بهتر است در مرحله‌ي انتخاب تشخيص داده شود، نه زماني كه منبع به موجودي اضافه شده.
سطح
برخي آثار مرجع استاندارد و كاملاً تثبيت‌شده وجود دارند كه مخاطبان بسيار وسيعي دارند ـ مثلاً شايد دسته‌بندي كاربران "كتاب ركوردهاي گينس"(Guinness Book of Records) ناممكن باشد. هر چند براي مواد ديگر، بايد با پاسخ به سؤالاتي از نوع سؤالات زير، ربط اطلاعات را روشن نمود:
• مخاطب اثر منتشر‌شده كيست: كودكان، عامه‌ي مردم، يا افراد حاضر در محيط‌هاي تجاري و دانشگاهي؟
اگر هدف رفع نيازهاي مخاطبان باشد، اطلاعات بايد در سطح مناسب انتقال داده شود ـ مثلاً شايد يك دستنامه درباره‌ي مهندسي الكتريكي، منبع اطلاعاتي خوبي درباره‌ي انتقال نيرو باشد، ولي دانشجويي كه خواهان نمودارهايي درباره‌ي چگونگي سيم‌كشي بين دوشاخه‌ها و پريزها است به يك منبع پايه‌اي‌تر نياز دارد. اين نياز به ارائه‌ي اطلاعات در سطح مناسب، بويژه درمورد كتابخانه‌هاي آموزشگاهي كه به تأمين نيازهاي كودكان و نوجوانان مي‌پردازند مصداق دارد. اگر چه ديسك‌هاي نوري در چنين محيط‌هايي بسيار موفق بوده‌اند، بسياري از پايگاههاي اطلاعاتي كه توسط افراد غيرمتخصص آموزش‌ديده، يا پايين‌تر از مقطع ليسانس قابل فهم مي‌باشد، ممكن است براي دانش‌آموزان ممتاز، يا حتي آن‌ها كه در سال‌هاي پاياني دوره‌ي متوسطه هستند مورد استفاده باشد. بويژه در مورد منابع علمي و فني، احتمالاً تمايزي بين مواردي كه تأكيد واقعي دارند و آن‌ها كه يك رويكرد ارزيابانه‌ي اقتصادي را در پيش مي‌گيرند وجود دارد. اين تأكيد عملي تنها به دستنامه‌ها محدود نمي‌گردد ـ انتخاب مجلات براي پايگاههاي اطلاعاتي متن كامل برروي ديسك نوري را مي‌توان با استفاده از نيازي كه به داده‌هاي خاص توليد و اطلاعات يك شركت وجود دارد، انجام داد.
انطباق سطح مناسب با نيازهاي كاربران مستلزم توجه كلي و عام به موقعيت‌ها است. برخي از كتاب‌هاي كودكان، نظير مجموعه‌ي "نكاتي از روستا" از "سيمون و شوستر"(Country Fact Files; by Simon and Schuster) عملاً براي بزرگسالاني مفيدند كه نياز به بررسي حقايق اساسي دارند يا خواهان اطلاعات زمينه‌اي هستند.
جاري‌بودن
يكي از مهم‌ترين معيارهاي ارزيابي هر منبع، جاري‌بودن آن است. هيچ كس تمايل به استفاده از اطلاعات قديمي ندارد، و نشر الكترونيكي به اين معنا است كه ما امروزه انتظارات بسيار بيش‌تري از نظر به‌هنگام‌بودن اطلاعات داريم. نكات اصلي كه بايد به آن‌ها توجه كرد اين‌ها هستند:
• اطلاعات چقدر روزآمد است؟
هر كس احتمالاً فهرستي از مطالب خاص خود دارد كه حتي در هنگام خريد نيز قديمي است، مثل يك فهرست راهنما كه به نظر مي‌رسد نيمي از شركت‌هاي آن تصفيه شده‌اند؛ اما در مورد برخي از انواع منابع، روزآمدي شرط ضروري است. مثلاً در مورد خدماتي نظير "آنكاور"(UnCover from CAS-IAS) نه تنها دامنه‌ي مجلات زير پوشش داراي اهميت مي‌باشد، بلكه اين امر كه جديدترين شماره‌ها فهرست مي‌گردند نيز اهميت دارد.
• آيا اطلاعات مستمراً بازنگري خواهد شد؟
تنها مواد الكترونيكي نيستند كه در فواصل متناوب روزآمد مي‌شوند، بلكه انواع منابع مرجع چاپي نيز ـ از اوراق منتشر‌شده توسط "مؤسسه‌ي استانداردهاي بريتانيا" تا صفحات جداگانه‌اي كه مورد علاقه‌ي ناشران قانوني هستند ـ تجديدنظر مي‌گردند. با اين تجديدنظرها يك تعهد مالي جاري ـ اغلب به ميزان چند صد پوند در سال ـ همراه است كه كاملاً از مدت زمان كاري لازم براي بايگاني‌كردن آن‌ها جدا مي‌باشد.
• بسامد روزآمدسازي چقدر است؟
آيا اطلاعات در فواصل زماني منظم منتشر مي‌شوند يا اينكه موردي‌اند؟ روزآمدهاي چكيده‌نامه‌ها و نمايه‌ها، چه بصورت درونخطي، بر روي ديسك نوري يا نسخه‌ي چاپي، بايد مطابق با جداول زماني منظم منتشر شوند؛ اما در مورد انواع ديگر منابع، بسامد تجديدنظر هميشه به اين قطعيت نيست.
در حوزه‌هايي نظير مساحي و مهندسي، دستنامه‌هايي وجود دارند كه در فواصل زماني منظم ـ بسته به اينكه در چه زماني تغييرات كافي يا مهمي كه به‌وقوع‌پيوسته، انتشار يك نگارش روزآمد‌شده را توجيه مي‌كنند ـ روزآمد مي‌گردند. نكته‌ي ديگري كه از نقطه‌نظر جاري‌بودن مهم است اين كه آگاهي از نشر اين تجديدنظرها داراي اهميت است تا مركز كتابداري و اطلاع‌رساني مربوطه، براي دريافت منظم اين تجديد نظرها، ترتيبات (و بودجه‌ي) لازم را برقرار كند.
بديهي است كه درجه‌ي اهميت ميزان جاري‌بودن منبع، درواقع به نياز كاربران بستگي دارد ـ همانگونه كه رشد ديسك نوري نيز اين نكته را اثبات مي‌كند. يكي از بزرگ‌ترين مشكلات اين رسانه، نبود اطلاعات جاري در آن است؛ اما اين امر مانع از موفقيت چشمگير آن در كتابخانه‌هاي علمي‌ـ‌پژوهشي ـ كه هرچند به‌هنگام بودن اهميت دارد، اما تابع هزينه است ـ نمي‌گردد. نكته مهم اين كه يكي از حوزه‌هايي كه ديسك نوري در آن كم‌تر پيشرفت كرده، بخش پيشه‌گاني و مالي مي‌باشد، كه روزآمدي اطلاعات در آن‌ها ضروري است.
كيفيت
بطور سنتي در ارزيابي ابزارهاي مرجع چاپي، بر اصالت، دقت و نحوه‌ي ارائه‌ي مواد تأكيد زيادي مي‌شود. اين نگراني درباره‌ي كيفيت، بويژه با توسعه‌ي اينترنت، درمورد منابع الكترونيكي نيز هست. برخي از اين نگراني‌ها كه بايد به خاطر سپرد از اين قرارند:
• كيفيت فيزيكي و محتواي منبع چقدر مناسب است؟
در مورد مواد چاپي، استاندارد ارائه (كاغذ، صحافي و روش ارائه‌ي اطلاعات) داراي اهميت است. يكي از دلايل اصلي موفقيت عناوين انتشارات "دورلينگ كيندرسلي"(Dorling Kindersley) نظير كتاب‌هاي "شاهد عيني"(Eyewitness) ، جذابيت تصاوير و شيوة پيوند آن‌ها با متن است.
• جايگاه ناشر يا تهيه‌كننده‌ي پايگاه اطلاعاتي كجا است؟
موضوع قابل‌بحث در اينجا، اعتبار "مالك" اطلاعات است؛ چه يك سازمان تجاري باشد و چه يك انجمن حرفه‌اي يا يك نهاد دانشگاهي. مؤسسات، دانشگاه‌ها و ناشران معتبر كه شهرت قابل دفاعي دارند، اگرچه عاري از خطا نيستند، ولي انتظار سطح معيني از اعتبار و دقت از آنان، منطقي به نظر مي‌رسد.
• آيا اطلاعات در معرض هر نوع بررسي ]انتقادي[ قرار دارد؟
رويه‌هاي داوري مدت‌ها است كه توسط نشريات چاپي بعنوان روشي براي حذف مقالات نادقيق، جعلي يا نامناسب به كار رفته است. شكلي از بررسي دقيق، توجه جدي به منابعي نظير دايره‌المعارف‌ها، دستنامه‌ها و مجموعه‌هاي داده‌اي مي‌باشد. علامتي كه نشان مي‌دهد نشريه‌اي در معرض اعتباريابي قرار گرفته، حضور يك هيئت سردبيري يا مشورتي است كه اعضاي آن، وابستگي‌هاي شناخته‌شده و معتبري دارند. اين افراد، هدايت‌كننده‌ي محتوا، و انتخاب كننده‌ي مقاله‌دهندگان ـ كه بايد در حوزه‌هاي مربوطه تخصص داشته باشند ـ هستند.
در ارتباط با كيفيت اطلاعاتي كه از طريق اينترنت مورد دسترسي قرار مي‌گيرد ـ همانگونه كه رشد نگراني عمومي در رابطه با برخي از مداركي كه امروزه موجود است نشان مي‌دهد ـ مسئله بسيار پيچيده‌تر مي‌گردد. اصولاً "انتشار" تقريباً هر چيزي ممكن است ـ فرد يا سازماني كه پايگاه را ايجاد مي‌كند، اطلاعاتي را كه پديدار مي‌شود كنترل مي‌كند. اگر داده‌ها براي اهداف جدّي موردنياز باشند، بايد كار با كمي احتياط دنبال گردد و اطلاعات را از نظر اعتبار و جاري‌بودن آن مورد بررسي قرار داد. با ازبين‌رفتن تازگي اينترنت، احتمالاً نگراني‌هاي بسيار بيش‌تري در ارتباط با كيفيت اطلاعات موجود حاصل مي‌گردد. مهم اين كه "سوسيگ"(SOSIG) و ديگر مجموعه‌هاي موضوعي تهيه‌شده توسط برنامه‌ي "ئي‌ليب"(E-lib) ، خط‌مشيي را براي حذف هر نوع اطلاعات قديمي، نامناسب، با محتواي محلي، بدون امكان دسترسي در حال حاضر، و كم مصرف اتخاذ كرده‌اند.
نمايه‌سازي
با توجه به تأكيدي كه اخيراً بر دستيابي رايانه‌اي به اطلاعات مي‌شود، غفلت از ارزش نمايه‌سازي خوب مواد، به آساني صورت مي‌گيرد. هر چند در مورد منابع چاپي، اين مسئله كه آيا اطلاعات بخوبي نمايه شده‌اند، هنوز هم بسيار اهميت دارد. يك دستنامه يا دايره‌المعارف كه به شكل ضعيف نمايه شده يا مرتّب گرديده، صرفنظر از اين كه اين امر عامل مؤثر در خنثي‌ماندن آن است، كم‌تر مقرون‌به‌صرفه خواهد بود. در مورد اطلاعات با قالب الكترونيكي، كيفيت نمايه‌سازي نيز اهميتي مشابه دارد، هر چند كه نرم‌افزار كاوش و ميانجي كاربر نيز عناصر اصلي فرآيند بازيابي هستند. برخي از نكاتي كه بايد مورد توجه قرار داد عبارت‌اند از:
• چه نمايه‌هايي (و در چه قالبي) ارائه شده‌اند؟
جز در مواردي كه اطلاعات از نظر موضوع بصورت الفبايي مرتب مي‌شود، منطقاً مي‌توان انتظار داشت كه آثار مرجع چاپي شامل نمايه‌هاي موضوعي و (در موارد لزوم) نمايه‌ي پديدآورنده باشد.
نمايه‌هاي تخصصي ممكن است براي برخي از انتشارات مفيد باشند، نظير يك فهرست الفبايي‌ـ‌عددي با تفكيك اعداد، در يك "فهرست راهنماي اجزاي الكترونيكي". پذيرفتن اين نكته كه نمايه‌ها در قالبي مشابه با اثر اصلي ظاهر خواهند شد، چندان اطمينان‌بخش نيست ـ مثلاً تعدادي از كتاب‌هاي علمي و فني امروزه بصورت مجزا بر روي فلاپي ديسك ارائه مي‌شوند (و به فروش مي‌رسند). در اين صورت لازم است يك رايانه در دسترس باشد و براي دسترسي به نمايه‌ها، ترتيباتي لازم خواهد بود.
• آيا از اصطلاحات كنترل‌شده استفاده مي‌شود؟
با رواج كاوش رايانه‌اي، بحث قديمي در ارتباط با استفاده از واژگان آزاد و واژگان كنترل‌شده براي چكيده‌نامه‌ها و نمايه‌ها امروزه كم‌تر مطرح است. درست است كه كاربران رويكرد زبان طبيعي را ـ معمولاً به دليل بي‌اطلاعي از روش بهتر ديگر ـ ترجيح مي‌دهند، اما واژگان كنترل‌شده هنوز هم ابزار بسيار مفيدي براي كاركنان كتابخانه مي‌باشد. اغلب كاربراني را مي‌يابيم كه در پايگاههاي اطلاعاتي ديسك نوري نظير "اِي‌بي‌آي"(ABI) يا "مدلاين"(Medline) كاوش مي‌كنند و هر بار به مرور صدها ارجاع مي‌پردازند؛ هر چند، همين كه هدف از توصيفگرها تشريح شده، تقريباً هميشه اين امكان هست كه به آنان كمك كرد تا تعداد يافته‌هاي كاوش را به حد مرتبط‌تر و معقول‌تري برسانند.
• ميزان دقت و انسجام در نمايه‌سازي چقدر است؟
بديهي است بدون تجربه‌ي عملي، پاسخ به اين سؤال مشكل است، ولي انتشارات موجود به اندازه‌ي كافي هست تا دريابيم كه بسياري از پايگاههاي اطلاعاتي كتابشناختي از اين نظر، نارسا هستند.
بررسي اخير درباره‌ي كيفيت پايگاههاي اطلاعاتي، مواردي از اين دست را مشخص نموده، از جمله يك نمايه‌ي معروف كه در آن، سرعنوان موضوعي "CD-ROM"، گاهي هم با فاصله و هم بدون فاصله نوشته شده، و اين اشتباه موجب شده كه 40 درصد ارجاعات، از نظر ناپديد شوند.
نشانه‌اي از توجه فزاينده به اين حوزه، تأسيس "مركز مديريت كيفيت اطلاعات"(Center for Information Quality Management (CIQM)) توسط "انجمن كتابداري"(ALA) و "گروه كاربران درونخطي بريتانيا" مي‌باشد تا همچون يك اتاق پاياپاي عمل كند كه مشكلات مربوط به كيفيت پايگاههاي اطلاعاتي كتابشناختي را به آن گزارش مي‌دهند. اين مشكلات از جمله عبارت‌اند از استنادات به مقالات ناموجود، ركوردهاي تكراري، و ـ در يك مورد ـ نبود كامل يك مجله‌ي هسته از يك منبع مشخص، پس از اين كه نام آن تغيير يافته بود. عالي‌رتبه‌ترين پايگاه اطلاعاتي بر مبناي گزارش‌ها تا كنون، "اينسپك"(Inspec) مي‌باشد كه داراي كم‌ترين خطا و بهترين دسترسي، هم در نسخه‌ي ديسك نوري و هم در نسخه‌ي درونخطي است. "مركز مديريت كيفيت اطلاعات" در حال پايه‌گذاري "برچسب‌زني" براي پايگاههاي اطلاعاتي كتابشناختي است، كه دربردارنده‌ي تعداد ركوردها، پوشش موضوعي و جغرافيايي، و نيز يك نوع تقسيم‌بندي يا رتبه‌بندي براي نمايش عمق نمايه‌سازي، و انسجام و دقت آن مي‌باشد. شاخص اخير، ابعادي نظير اشتباهات املايي، خط پيوندي(Hyphenation) نامناسب و اشتباهات تايپي را دربرمي‌گيرد كه عامل بسياري از بي‌دقّتي‌ها در نمايه‌ي پايگاههاي اطلاعاتي هستند.
جايگزين‌هاي احتمالي
در يك خريد گرانقيمت، توجه به اين كه ديگر چه چيز موجود است معنا مي‌يابد. از نظر پوشش موضوعي، اين مطلب را در قالب دو سؤال زير مي‌توان خلاصه كرد:
• محتوا چقدر با محصولات رقيب (چاپي يا الكترونيكي) قابل مقايسه است؟
ممكن است اطلاعات موردبحث، خلأ موجود در بازار را كاملاً پر كند، ولي بيش‌تر منابع، منحصربه‌فرد نيستند و احتمالاً با منابع موجود، همپوشاني‌هايي وجود خواهد داشت. خطوط تعيين حدود بين بيش‌تر پايگاههاي اطلاعاتي كتابشناختي همواره روشن نيست و بسياري از منابع جديدتر، همپوشاني قابل ملاحظه‌اي را نشان مي‌دهند. مثلاً بدن انسان هدف بسيار معمول ديسك‌هاي نوري چندرسانه‌اي (از نوع ديسك‌هايي كه امروزه در زمينه‌ي كالبدشناسي و فيزيولوژي به فروش مي‌رسند) مي‌باشد، كه ظاهراً از ديد يك فرد عامي تنها از نظر گرافيك، تصوير و صدا متفاوت‌اند.
• آيا چيز ديگري كه قبلاً در مخزن موجود باشد يا از طريق شبكه قابل دسترسي باشد هست كه به نيازها پاسخ دهد؟
با تداوم محدوديت‌هاي مالي، لازم است اصطلاح "موجود"(Already available) آزادانه تفسير شود ـ در مورد منابع چاپي، كه تابع شرايط صدور مجوز (كه عموماً در مورد پايگاههاي اطلاعاتي به‌كارمي‌رود) نيستند، اين امر به‌معناي كاربرد محدود ساير مجموعه‌هاي محلي مي‌باشد؛ هر چند بايد از "بارزدن رايگان" (Free-Loading) ـ كه در مورد منابعي به‌كارمي‌رود كه هيچ نوع توافق قبلي درباره‌ي آن‌ها وجود ندارد ـ خودداري كرد. ارزيابي يك خريد بالقوه با اطلاعاتي كه از قبل در مخزن موجود بوده، اگر هيچ سودي نداشته باشد، لااقل مي‌تواند بيانگر محل انجام تغييرات ـ مثل فسخ اشتراكات قديمي‌تر يا ابرام سفارش‌ها و دورريختن مدارك بي‌استفاده ـ باشد.
هزينه
همچون بسياري از وجوه ديگر فرآيند انتخاب، تعيين هزينه هميشه بسادگي آنچه تصور مي‌شود نيست. باآن‌كه هزينه‌ي يك نشريه‌ي چاپي نظير يك دستنامه يا فهرست راهنماي تك‌جلدي عموماً مشخص است، بسياري از ساير منابع، ديگر يكجا و با يك قيمت مقطوع خريداري نمي‌شوند.
در مورد اطلاعات الكترونيكي، ساختار قيمتگذاري ممكن است كاملاً پيچيده باشد، خصوصاً اگر قرار است كه داده‌ها به جاي اين كه يكجا خريداري شوند، اجاره شوند. مجوزهاي شبكه و ترتيبات تخفيفي، در فصل 8 به تفصيل مورد بحث قرار مي‌گيرند؛ مسائل مطرح‌شده در اينجا در ارتباط با هزينه‌ي اوليه‌ي خريد يك منبع مي‌باشند.
• قيمت شامل چه چيزهايي است؟
اولين نكته‌اي كه بايد روشن گردد اين است كه دقيقاً چه چيزي قرار است تهيه شود. بسياري از پايگاههاي اطلاعاتي بزرگ كتابشناختي و متن كامل هم به صورت فايل‌هاي كامل و هم به صورت زيرمجموعه‌هايي به فروش مي‌رسند ـ مثلاً تمامي استانداردهاي بريتانيا امروزه بر روي ديسك نوري، هم به صورت يك مجموعه‌ي كامل و هم به شكل دوازده بخش مجزا كه دربردارنده‌ي حوزه‌هايي نظير بهداشت و ايمني، تجهيزات خانگي، اداري و سازماني است، موجودند. بديهي است كه زيرمجموعه‌اي از يك پايگاه اطلاعاتي بزرگ، ارزانتر است، ولي اطمينان از اين كه حوزه‌ي مربوطه، كاملاً موردعلاقه‌ي كاربران باشد داراي اهميت است.
بعيد است كه زيرمجموعه‌ها براي مركزي كه نياز به ارائه‌ي ابعاد وسيعي از يك موضوع دارد، ارزشمند باشند، چرا كه يك خطر واقعي، يعني ازدست‌دادن اطلاعات مربوط وجود خواهد داشت. بهر حال اگر جاري‌بودن منبع چندان مهم نباشد، مي‌توان با انتخاب روزآمدهاي با بسامد كم‌تر، در هزينه‌ها صرفه‌جويي كرد ـ مثلاً اشتراك سه‌ماه‌ي نسخه‌اي از يك ديسك نوري نسبت به اشتراك ماهانه، موجب كاهش هزينه به ميزان چند صد پوند در سال خواهد شد.
• آيا هزينه‌هاي پنهان وجود دارند؟
بررسي اين نكته كه آيا هيچ نوع هزينه‌ي اضافي كه در نظر اول نامشخص باشد وجود دارد يا خير، مفيد است. مثلاً به مشتركان مجلات چاپي يك ناشر بزرگ، در يك مرحله بطور خودكار، ديسكت ادواري‌ها نيز داده مي‌شود ـ امّا با يك هزينه‌ي اضافي اجباري. قيمت بيش‌تر پايگاههاي اطلاعاتي روي ديسك نوري يا ديسكت، عموماً بدون درنظرگرفتن ماليات ذكر مي‌شود؛ هر چند كه ميزان اين مبلغ، 5/17 درصد است.
• آيا قيمت، خدمات اضافي را نيز شامل مي‌گردد؟
حالت مثبت‌تر اين است كه قيمت، تسهيلات يا خدمات اضافي را نيز شامل گردد. مثلاً شركت "نمايه"(Technical Indexes) كه فروشنده‌ي استانداردهاي بريتانيا برروي ديسك نوري است با ارائه‌ي يك خدمات تحقيقي مجاني به مشتريانش، از اين كالا پشتيباني مي‌كند؛ در حالي كه "مؤسسه‌ي سلطنتي پيمايشگران خبره"(Royal Institution of Chartered Surveyors) ، مشترك‌ها را به يك مركز تحقيقي به نام "چكيده‌ها و بررسي‌هاي ريكس"(RICS Abstracts and Reviews) ، معرفي مي‌نمايد. اين مركز، ارائه‌دهنده‌ي خدماتي شامل كاوش محدود در پايگاه اطلاعاتي داخلي آن‌ها، و نيز فتوكپي و امانت مدارك از كتابخانه‌ي آن‌ها مي‌باشد.
همچون خريد يك ماشين، در مورد منابع نيز هنگامي كه هزينه‌ها سر به هزاران مي‌زند، قيمت اظهار‌شده شايد فقط نقطه‌ي شروع باشد. مسئولان فروش غالباً در ارتباط با هزينه و زمان‌بندي يك خريد، تا حدي انعطاف دارند، خصوصاً اگر شركت، در حال فروش چندين نوع از توليدات خود به يك سازمان واحد باشد. طبيعتاً شايد بسياري از كتابخانه‌ها با اين مسئله مواجه نشوند، ولي توانايي مذاكره‌كردن ]و چانه‌زدن[ گاهي سرمايه‌ي بسيار مفيدي است.
هیچ نظری موجود نیست:
ارسال یک نظر